Zgodność z regulacjami jest częścią naszego DNA

Firma Pfleiderer kładzie duży nacisk na ujednolicanie procesów, przebiegów i warunków ramowych na wszystkich poziomach. Zarząd przedsiębiorstwa przykłada też szczególną wagę do kwestii zgodności i zarządzania ryzykiem. Nowy, anonimowy system zgłaszania nieprawidłowości ma umożliwić firmie wczesne dostrzeganie niedociągnięć i zapobieganie błędom.
Tekst: Guido Klinker Zdjęcia: ©iStock.com/Martin Barraud

System firmy Pfleiderer do zgłaszania nieprawidłowości:
http://www.bkms-system.com/pfleiderer
„W ostatnich latach rola zgodności z regulacjami i zarządzania ryzykiem wyraźnie wzrosła” – mówi dr Melanie Tuchbreiter, dyrektor ds. prawnych, procesów nadzoru, ryzyka i zgodności (GRC) oraz ubezpieczeń. Wynika to z wielu przyczyn. Przedsiębiorstwo uczy się na błędach z przeszłości i dokłada wszelkich starań, aby zwiększyć wrażliwość na przestrzeganie przepisów wśród pracowników. Dalszemu zaostrzeniu uległy również przepisy, a klienci i dostawcy oczekują dziś od swoich partnerów biznesowych udokumentowanych działań w tej dziedzinie.

W związku z tym w firmie Pfleiderer wprowadzono w minionych latach stosowne systemy i procesy. Zadbano też o odpowiednio wykwalifikowany personel. Do każdego z obszarów przypisano jedną osobę w Neumarkt w roli kierownika oraz jednego koordynatora w Polsce. Obecnie dr Tuchbreiter wraz z zespołem pracuje nad harmonizacją systemów w strukturach niemieckich i polskich. „Kluczowa była podjęta trzy lata temu decyzja o połączeniu obszarów zarządzania ryzykiem, zgodności i wewnętrznego systemu kontroli w jednym dziale” – mówi dr Melanie Tuchbreiter. Pozwoliło to uzyskać liczne efekty synergii. „W międzyczasie zagadnienia te wkroczyły na wszystkie płaszczyzny przedsiębiorstwa, a pracownicy zaczęli sami do nas przychodzić z konkretnymi wątpliwościami lub w celu sprecyzowania określonych kwestii” – opowiada dr Tuchbreiter. Przyczyniła się do tego przejrzysta i ciągła komunikacja. Obejmuje ona regularnie ukazujący się biuletyn, plakaty informacyjne i aktualności w Intranecie oraz liczne szkolenia stacjonarne i internetowe. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do przestrzegania kodeksu postępowania firmy Pfleiderer (Pfleiderer Business Conduct Guidelines), zgodnie z którym powinni zawsze postępować zgodnie z prawem i wewnętrznymi zasadami i regułami.

Karoline Graser jest menedżerem ds. zgodności w firmie Pfleiderer i zajmuje się korporacyjnym systemem zgodności. „Nasz system opiera się na trzech filarach: zapobieganiu, wykrywaniu i reagowaniu. Kierujemy się standardem audytorskim IDW PS 980 Niemieckiego Instytutu Biegłych Rewidentów (IDW). Kwestie związane ze zgodnością towarzyszą nam więc w formie wielu narzędzi i jednorazowych działań przy niemal każdej czynności”. 
System zarządzania zgodnością stanowi tu ważny komponent, który wymaga regularnych audytów zewnętrznych i przyczynił się do standaryzacji wielu procesów w przedsiębiorstwie. W ramach audytów ocenia się, czy system nadaje się do zapewniania zgodnego z regułami postępowania w firmie. Platforma obejmuje środki zapobiegania i wykrywania, a także reagowanie na naruszenia zgodności.


Zgodność z regulacjami jest częścią naszego DNA Image 1


Co ważne, system zgodności nie jest sztywną strukturą, lecz nieprzerwanie rozwijającym się organizmem. Oprócz kompleksowych środków zapobiegawczych Pfleiderer od początku czerwca stosuje też system zgłaszania nieprawidłowości, pozwalający na wykrywanie niedociągnięć na wczesnym etapie. „Nieprawidłowości mogą być zgłaszane zarówno przez pracowników, jak i przez osoby spoza firmy. Ich wsparcie jest dla nas ważne, ponieważ pozwala nam wcześnie dowiadywać się o niedociągnięciach i eliminować czynniki ryzyka z przedsiębiorstwa. Pomagają nam wszelkie merytoryczne zgłoszenia. Nie ma to nic wspólnego z donoszeniem czy oszczerstwami wbrew rozsądnemu osądowi, które wyraźnie odrzucamy” – podkreśla Karoline Graser.

Firma Pfleiderer stworzyła dla systemu zgłaszania nieprawidłowości cyfrową platformę, która jest dostępna przez całą dobę i może być używana także anonimowo. System jest prosty i nieskomplikowany, a przy tym umożliwia dialog w wielu językach. Napływające zgłoszenia są przekazywane menedżerowi ds. zgodności do wstępnej analizy. Zgłaszać można zachowania niezgodne z zasadami konkurencji, korupcję, oszustwa, naruszenia przepisów BHP i dotyczących bezpieczeństwa oraz ochrony środowiska, naruszenia praw człowieka, zasad etyki i polityki różnorodności, dyskryminację, nieprzestrzeganie wytycznych wewnętrznych i naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Można też poprosić o poradę dotyczącą zgodności. Jak mówi dr Melanie Tuchbreiter: „Odpowiedzialne postępowanie jest częścią DNA naszego przedsiębiorstwa i podstawą naszego pomyślnego rozwoju. Bardzo ważne są tu otwartość i dialog, a system zgłaszania nieprawidłowości bez wątpienia przyczyni się do ich budowania”.
Datenschutz