Compliance ist Teil der DNA

Die Vereinheitlichung von Prozessen, Abläufen und Rahmenbedingungen wird bei Pfleiderer auf allen Ebenen mit Hochdruck vorangetrieben. Einen Schwerpunkt legt das Management des Unternehmens auch auf die Bereiche Risk Management und Compliance. Jetzt soll ein anonymes Hinweisgeber-System frühzeitig und präventiv auf Missstände aufmerksam machen.
Text: Guido Klinker Foto: ©iStock.com/Martin Barraud

Pfleiderer-Hinweisgeber-System:
www.bkms-system.com/pfleiderer
„Die Bedeutung der Themen Risk Management und Compliance hat in den vergangenen Jahren stark zugenommen“, berichtet Dr. Melanie Tuchbreiter, Leiterin Recht, GRC (Governance, Risk und Compliance) und Versicherungen. Dafür gibt es viele Gründe. Das Unternehmen hat aus Fehlern der Vergangenheit gelernt und viel dafür getan, die Sensibilität für rechtskonformes Verhalten im Unternehmen zu erhöhen. Daneben hat sich das rechtliche Umfeld weiter verschärft und nicht zuletzt sind es die Kunden und Lieferanten, die von ihrem Geschäftspartner heute nachweisliche Anstrengungen in diesem Bereich erwarten.

Vor diesem Hintergrund wurden bei Pfleiderer in den vergangenen Jahren entsprechende Systeme und Prozesse eingeführt und Mitarbeiter in diesem Bereich aufgebaut. Gesteuert werden die Themen zentral aus Neumarkt mit je einer Person, ergänzt um je einen Koordinator in Polen. Derzeit arbeiten Dr. Tuchbreiter und ihr Team an einer Harmonisierung der Systeme in Deutschland und Polen. „Wesentlich war die Entscheidung vor drei Jahren, die Themen Risk Management, Compliance und internes Kontrollsystem in einer Abteilung zu bündeln“, so Dr. Melanie Tuchbreiter. Zahlreiche Synergien seien dadurch entstanden. „Inzwischen sind die Themen auf allen Ebenen des Unternehmens präsent und die Mitarbeiter kommen von sich aus auf uns zu, wenn sie in Einzelfragen unsicher sind oder Klarheit möchten“, erzählt Dr. Tuchbreiter. Beigetragen hat dazu auch eine klare und kontinuierliche Kommunikation. Dazu zählen ein regelmäßig erscheinender Newsletter, Info-Poster und der News-Ticker im Intranet ebenso wie viele Präsenzschulungen und E-Trainings. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben sich zur Einhaltung der Pfleiderer Business Conduct Guidelines verpflichtet, wonach sie sich stets rechtskonform und im Einklang mit den internen Prinzipien und Regeln verhalten sollen.

Karoline Graser ist Compliance-Managerin bei Pfleiderer und steht für das hauseigene Compliance-System. „Unser System basiert auf drei Eckpfeilern: vorbeugen, erkennen, reagieren; wir orientieren uns am Prüfungsstandard IDW PS 980 des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland. Mit einer Reihe von Tools und Einzelmaßnahmen begleiten uns Compliance-Themen somit bei nahezu jeder Tätigkeit.“ 
Das Compliance-Management-System ist dabei ein wichtiger Baustein, der regelmäßig extern geprüft werden soll und zu einer Standardisierung vieler Abläufe im Unternehmen beigetragen hat. Ziel der Prüfung wird es sein zu beurteilen, ob das System geeignet ist, regelkonformes Verhalten im Unternehmen sicherzustellen. Dazu gehören präventive und erkennende Maßnahmen sowie Reaktionen auf Compliance-Verstöße.


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Dabei ist das Compliance-System kein starres System, sondern ein sich ständig entwickelnder Organismus. Außer auf die umfangreichen präventiven Maßnahmen setzt Pfleiderer etwa seit Anfang Juni auch auf ein Hinweisgeber-System, um frühzeitig Missstände zu erkennen. „Wir verstehen als Hinweisgeber Mitarbeiter ebenso wie Externe. Ihre Unterstützung ist für uns wichtig, um frühzeitig von Missständen zu erfahren und so Risiken vom Unternehmen abwenden zu können. Sachliche Hinweise helfen uns. Dies hat nichts mit Denunziation oder Verleumdung wider besseres Wissen zu tun. Beides weisen wir ausdrücklich zurück“, betont Karoline Graser.

Pfleiderer setzt für das Hinweisgeber-System auf eine digitale Plattform, die rund um die Uhr erreichbar ist und auf Wunsch auch anonym genutzt werden kann. Das System ist einfach und unkompliziert und erlaubt einen Dialog in mehreren Sprachen. Eingehende Hinweise werden an den Compliance-Manager zur Erstprüfung weitergeleitet. Gemeldet werden können wettbewerbswidriges Verhalten, Korruption, Betrug und Diskriminierung, Verstöße gegen Arbeitsschutz-/Sicherheits- und Umweltvorschriften sowie gegen Menschenrechte, Ethik und Vielfalt, die Nichteinhaltung von internen Richtlinien und Verstöße gegen den Datenschutz. Außerdem kann Rat in Compliance-Fragen eingeholt werden. Dr. Melanie Tuchbreiter: „Verantwortungsvolles Handeln ist Teil unserer Unternehmens- DNA und Grundlage unserer erfolgreichen Entwicklung. Offenheit und Dialog sind da ganz entscheidend und wir sind sicher, dass das Hinweisgeber-System ein wichtiger Baustein dafür ist.“
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